Realizar a digitalização de documentos tem se mostrado uma solução essencial para garantir a agilidade e segurança nos processos de diversas empresas. Especialmente para grandes corporações, lidar com enormes volumes de dados e informações sensíveis requer uma ferramenta robusta que possa administrar e proteger esses dados com eficiência. Nesse contexto, a TIVIT, uma multinacional brasileira e referência em tecnologia, tem se destacado ao oferecer plataformas digitais que impulsionam a eficiência em diferentes áreas das empresas, incluindo o setor de recursos humanos.
Uma das principais ofertas da TIVIT é o ECM (Enterprise Content Management), que tem sido aplicado com sucesso em empresas que optaram por digitalizar a gestão de RH. Com a implementação do ECM, atividades burocráticas são eliminadas, permitindo que o departamento de RH se concentre em questões estratégicas e, ao mesmo tempo, mantenha a segurança das informações.
Um exemplo de sucesso é o caso da BelShop, uma rede de venda de cosméticos localizada no sul do Brasil. Antes de adotar o ECM da TIVIT, a empresa enfrentava dificuldades na administração de seus documentos digitais, especialmente os prontuários de seus 1.679 colaboradores, que totalizavam mais de 130.643 imagens. Além disso, havia a necessidade de atender aos requisitos da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) ao longo do projeto. Com a implantação do ECM, a BelShop conseguiu eliminar erros no arquivamento de documentos, otimizando a gestão da documentação e garantindo maior rapidez na localização dos registros relacionados aos profissionais contratados. Tiago Ercole, da BelShop, enfatiza os ganhos imediatos obtidos com a solução da TIVIT, incluindo a redução significativa do tempo gasto na busca por documentos.
Outra empresa que colheu os benefícios do ECM é uma das líderes globais em produtos e serviços de diálise, atuante no segmento de medical care. Nesse caso, a empresa necessitava de uma solução altamente segura e em conformidade com os requisitos de compliance de seus clientes, que trabalham com gestão de prontuários de pacientes e outros documentos sensíveis. A diretora de operações e Head de ECM da TIVIT, Helenice Oliveira, destaca a importância de oferecer um sistema com camadas de segurança e rastreabilidade por meio de logs de acesso, proporcionando total controle sobre a utilização dos documentos.
Além de contribuir para a digitalização e otimização dos processos de RH, o ECM da TIVIT vai além, oferecendo soluções para diversas áreas das empresas. A empresa optou por desenvolver soluções específicas para diferentes nichos de mercado, entendendo que a gestão de informações é um elemento-chave para melhorar a organização e produtividade do dia a dia das organizações.
Um exemplo dessa abordagem é o ciclo de trabalho específico criado para o setor de logística e transporte. A TIVIT oferece serviços de digitalização dos canhotos dos comprovantes de entrega de produtos, permitindo que o pagamento aos fornecedores seja efetivado apenas após a comprovação do recebimento dos produtos. Esse processo é vital para garantir a organização e segurança das informações em um setor com alto volume de entregas e pagamentos.
Outra aplicação valiosa do ECM é a gestão e controle de pagamento de fornecedores por meio da digitalização das notas fiscais pagas. Empresas que lidam com centenas ou milhares de notas mensalmente, em decorrência de seus relacionamentos com diversos fornecedores, encontram nessa solução uma forma eficiente de manter todas as informações em segurança, além de garantir uma gestão mais eficiente dos pagamentos.
Em ambos os projetos implementados pela TIVIT, enfrentar os desafios da transformação digital do RH e da implantação do sistema de gestão de prontuários foi fundamental para alcançar maior agilidade e precisão. A empresa também se destacou por oferecer treinamentos aos times operacionais de seus clientes, garantindo que eles pudessem aproveitar ao máximo os benefícios da solução. Mais do que simplesmente adotar tecnologias, a TIVIT atua como uma parceira estratégica, conciliando os custos do projeto com os orçamentos dos clientes e fornecendo uma gestão profissional em áreas cruciais para o sucesso de seus negócios.
Em resumo, a TIVIT tem se destacado como uma referência na oferta de soluções digitais que agregam valor a diversos setores das empresas, com especial ênfase na gestão eficiente de recursos humanos e na implementação do ECM para assegurar a segurança e eficácia dos prontuários. A abordagem personalizada, focada em soluções específicas para cada nicho de mercado, tem se mostrado efetiva, proporcionando um ambiente organizado, produtivo e em conformidade com as regulamentações aplicáveis. Com a TIVIT, as empresas podem desfrutar de uma transformação digital bem-sucedida e direcionada, alcançando uma gestão de informações segura e estratégica em todos os níveis de suas operações.
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