R3 Cast revela por que 73% das empresas estouram orçamento de viagens corporativas no primeiro semestre

Episódio sobre planejamento travel 2026 expõe os sete erros mais comuns no orçamento de viagens e apresenta metodologia que reduziu desvio de 28% para 4% em casos reais

Uma pesquisa da GBTA LatAm 2025 revela um cenário preocupante para a gestão de viagens corporativas no Brasil: 73% das empresas estouram o orçamento de viagens já no primeiro semestre, com desvio médio de 28% acima do planejado. Mais alarmante ainda é o fato de que 68% dos gestores não conseguem explicar onde está o problema.

Os dados fazem parte do sexto episódio do R3 Cast, podcast especializado em viagens corporativas da R3 Viagens, empresa Top 10 do ranking Panrotas 2024. No episódio “Planejamento Travel 2026: Orçamento que Realmente Funciona”, os apresentadores Mira e Júnior revelam os sete erros mais comuns que destroem orçamentos e apresentam uma metodologia prática que está ajudando empresas brasileiras a retomar o controle financeiro.

Os vilões do orçamento

Entre os principais erros identificados estão: depender apenas do histórico de gastos sem considerar mudanças no negócio, ignorar a sazonalidade das tarifas aéreas que pode variar até 45% entre alta e baixa temporada, usar médias genéricas em vez de analisar rotas específicas, e não planejar exceções que representam até 12% de gastos não previstos.

“O problema não é a falta de planejamento, mas a forma como ele é feito”, explica Júnior, um dos apresentadores do podcast. “A maioria das empresas usa apenas a média dos últimos 12 meses, sem considerar que o negócio mudou, que a antecedência média das reservas caiu, ou que 78% das viagens estão concentradas em rotas mais caras que a média nacional.”

Casos reais de transformação

O episódio apresenta casos reais de empresas brasileiras. Uma indústria farmacêutica com 1.200 viagens anuais conseguiu reverter um cenário crítico: em 2024, o orçamento de 1,8 milhão de reais foi ultrapassado em 28%, chegando a 2,3 milhões. Após implementar a metodologia dos quatro pilares apresentada no podcast, a empresa fechou 2025 com desvio de apenas 1% negativo e economia de 220 mil reais.

Por outro lado, uma consultoria de TI que baseou seu orçamento apenas no histórico, sem considerar a expansão do negócio com três novos clientes e dois eventos corporativos, enfrentou um estouro de 53%, chegando a 1,45 milhão contra os 950 mil planejados.

A metodologia dos 4 pilares

A solução apresentada no podcast não exige investimentos elevados em tecnologia, mas sim uma mudança de abordagem. A Metodologia dos 4 Pilares inclui: análise estratificada de dados históricos por rota e sazonalidade, projeção de demanda alinhada ao plano estratégico da empresa, consideração de variáveis dinâmicas como antecedência média de reserva e inflação setorial, e margem de contingência inteligente baseada no momento do negócio.

Segundo a pesquisa citada no episódio, a antecedência média de reserva caiu de 21 para 18 dias entre 2024 e 2025, aumentando o custo médio por viagem em 17%. Empresas que implementaram metas de antecedência e monitoramento em tempo real conseguiram reverter essa tendência e capturar economias significativas.

Tecnologia como aliada

O episódio também aborda o retorno sobre investimento em tecnologia de gestão. Um caso apresentado mostra ROI de 483% ao substituir planilhas manuais por plataforma de inteligência de dados, com investimento anual de 38,4 mil reais gerando economia de 220 mil reais e reduzindo o desvio orçamentário de 32% para 4%.

“A tecnologia não é obrigatória para todas as empresas, mas para quem faz mais de 500 viagens por ano, o custo de não ter visibilidade em tempo real supera em muito o investimento”, destaca Mira.

Tendências para 2026

O episódio ainda aponta tendências que devem impactar os orçamentos em 2026, como novas rotas internacionais diretas que podem gerar economia de 15 a 20% para empresas de determinadas regiões, a chegada da tecnologia NDC com tarifas exclusivas das companhias aéreas, e a pressão crescente por viagens sustentáveis no contexto ESG, que pode adicionar 10 a 15% nos custos de voos diretos.