Gestão Escolar: 8 Estratégias Para Sair do Ciclo Vicioso e Fazer Sua Escola Crescer -

Gestão Escolar no Jogo Infinito: 8 Estratégias para Deixar de Ser Peão e se Tornar um Jogador que Constrói um Legado Perene

No complexo tabuleiro da educação privada brasileira, muitos gestores escolares se sentem como peões em um jogo interminável e exaustivo. A cada ano, o ciclo se repete: uma corrida frenética pela captação de novos alunos, seguida por uma batalha constante pela retenção dos já matriculados, tudo isso enquanto se equilibram as demandas pedagógicas, financeiras e operacionais. Presos a um modelo reativo, muitos líderes educacionais sobrevivem ao calendário escolar, mas não conseguem avançar na construção de um projeto de longo prazo. O resultado é um desgaste contínuo e a sensação de que, apesar de todo o esforço, a escola não consegue crescer de forma real e sustentável. Mas e se o problema não for o jogo, mas a forma como ele está sendo jogado?

Essa é a provocação central feita por Lucas Faleiros, diretor de Sucesso do Cliente no isaac, a maior plataforma de soluções financeiras e de gestão para educação no Brasil. Em uma palestra na ExpoEduc 2025, em Fortaleza, Faleiros propôs uma mudança radical de mentalidade: para prosperar, os gestores precisam abandonar o “jogo finito” do ciclo anual e abraçar o “jogo infinito” da construção de uma escola perene. “A diferença entre escolas que crescem e aquelas que se desgastam ano após ano está na capacidade de assumir o papel de ‘jogador estrategista'”, afirma Faleiros. Isso significa agir com visão, conectar dados, praticar a escuta ativa e tomar decisões estruturadas. Este artigo aprofundado irá dissecar as oito “jogadas” fundamentais apresentadas por Faleiros, que prometem transformar a gestão escolar e colocar as instituições em uma espiral de crescimento contínuo.

Jogada 1: Pense em Sistemas, Não em Peças Isoladas

A primeira e mais fundamental mudança de mentalidade é parar de enxergar a escola como um conjunto de departamentos isolados. O pedagógico, o financeiro, a captação de alunos e a comunicação não são peças separadas; são engrenagens de um único e complexo sistema. Quando o financeiro não se comunica com a captação, a escola pode matricular famílias com alto risco de inadimplência. Quando o pedagógico não comunica seus diferenciais para o marketing, a captação se torna genérica e ineficaz.

A estratégia do “jogo infinito” exige uma visão holística. Isso significa integrar os sistemas, com metas e rotinas coletivas. O planejamento pedagógico deve informar a campanha de matrículas. Os dados de inadimplência do financeiro devem guiar os critérios de captação. As pesquisas de satisfação com as famílias devem alimentar as melhorias no pedagógico. Ao criar essa visão estratégica unificada, a escola passa a funcionar como um organismo coeso, onde cada parte trabalha em sincronia para alcançar o mesmo objetivo, eliminando o retrabalho e as decisões conflitantes que surgem da gestão em silos.

Jogada 2: Tenha o Tempo como Aliado, Não como Oponente

No jogo vicioso do calendário, o tempo é sempre um inimigo. Os prazos são apertados, as decisões são tomadas sob pressão e a escola está sempre “correndo atrás da máquina”. O jogador estrategista, no entanto, usa o tempo a seu favor. A principal tática para isso é a antecipação. Um exemplo prático e poderoso é a campanha de rematrícula. Muitas escolas deixam para iniciar esse processo no final do ano, quando as famílias já estão sendo bombardeadas por ofertas da concorrência.

Faleiros aponta um dado crucial: escolas que antecipam a rematrícula para o segundo semestre conseguem até 12% mais de retenção. Além disso, utilizar os meses de julho e agosto para aplicar diagnósticos e pesquisas com as famílias permite mapear riscos de evasão e oportunidades de melhoria com antecedência, dando tempo hábil para agir antes que seja tarde demais. Usar o tempo como aliado significa sair da defensiva e assumir uma postura proativa, antecipando movimentos e se preparando para os desafios antes que eles se tornem crises.

Jogada 3: Não Jogue Dados, Jogue COM os Dados

Em pleno 2025, gerir uma escola com base em “achismos” ou intuição é uma aposta de alto risco. A gestão escolar moderna é orientada por dados. Coletar e analisar indicadores de forma sistemática é o que permite tomar decisões inteligentes e ajustar estratégias com precisão. Isso vai muito além de simplesmente olhar o faturamento no final do mês.

É essencial monitorar continuamente os KPIs (Key Performance Indicators) corretos:

Inadimplência: Qual a taxa? Ela está crescendo? Qual o perfil das famílias inadimplentes?
Evasão: Quantos alunos saíram? De quais turmas? Quais os motivos alegados?
Funil de Captação: Quantos contatos se tornaram visitas? Quantas visitas se tornaram matrículas? Onde estão os gargalos?
Desempenho da Equipe: Qual a taxa de conversão de cada membro da equipe de matrículas?

Jogar com os dados significa transformar números em inteligência acionável, permitindo que a escola identifique problemas em sua origem e otimize seus processos de forma contínua.

Jogada 4: Pesquise, Escute, Aprenda (e Aja)

Nenhuma fonte de dados é mais valiosa do que o feedback direto de seus clientes: os alunos e suas famílias. Muitas escolas têm medo de perguntar, receando ouvir críticas. O jogador estrategista, ao contrário, busca ativamente o feedback, pois sabe que cada crítica é uma oportunidade de melhoria disfarçada.

Implementar pesquisas rápidas e frequentes (como as de NPS – Net Promoter Score) ao longo do ano é fundamental. É preciso criar canais para uma escuta ativa constante, tratando os pontos críticos com seriedade e, o mais importante, transformando o feedback em ações concretas. Quando uma família vê que sua sugestão foi ouvida e implementada, sua conexão e lealdade com a escola se fortalecem imensamente. A escuta ativa transforma detratores em promotores e fortalece a comunidade escolar.

Jogada 5: Use o Funil como Placar Estratégico

O funil de captação de alunos (cadastro → visita → matrícula) não pode ser visto apenas como um processo operacional; ele é o placar do jogo da captação. Acompanhar cada etapa e, principalmente, as taxas de conversão entre elas, é vital para entender a saúde do processo de aquisição de novos alunos.

Uma análise detalhada do funil permite responder a perguntas cruciais: “Estamos perdendo muitos leads entre o cadastro e a visita? Talvez nosso primeiro contato não seja eficaz”. “Nossa taxa de conversão da visita para a matrícula está baixa? Talvez a apresentação da escola ou a proposta de valor não estejam claras”. Avaliar essas taxas por segmento (Educação Infantil, Fundamental, Médio) e por membro da equipe de matrículas permite identificar com precisão onde estão as falhas e as oportunidades, otimizando os esforços e os investimentos em marketing e vendas.

Jogada 6: Cresça a Partir da Base Atual de Alunos

A obsessão pela captação de novos alunos muitas vezes ofusca uma das fontes de crescimento mais rentáveis e sustentáveis: a base de alunos já existente. Valorizar os alunos já matriculados e suas famílias é a forma mais eficaz de garantir a retenção e, ao mesmo tempo, ampliar a receita da escola.

Faleiros destaca que uma escola pode crescer até 22% de seu faturamento apenas com a oferta de serviços adicionais para sua base atual. Isso inclui a implementação de um contraturno escolar, a venda de material didático próprio, a oferta de programas esportivos e culturais, ou a criação de cursos de férias. Além de gerar nova receita, essas iniciativas aumentam o valor percebido da escola, fortalecem o vínculo com a família e transformam a instituição em um centro de desenvolvimento integral para o aluno, tornando a decisão de permanecer na escola a cada ano muito mais fácil.

Jogada 7: Enxergue a Inadimplência como Reflexo da Estrutura

A inadimplência é um dos maiores desafios da gestão escolar, mas tratá-la apenas como um problema do “departamento de cobrança” é um erro. Muitas vezes, a inadimplência é um sintoma, um reflexo de falhas na estrutura e nos processos da própria escola.

Uma abordagem estratégica atua na prevenção. Isso envolve, por exemplo, uma análise de perfil de risco mais criteriosa durante o processo de matrícula, o ajuste de datas de vencimento para que coincidam com os dias de pagamento mais comuns, e a otimização dos processos internos de comunicação e cobrança preventiva. Ao enxergar a inadimplência como um problema sistêmico, a escola pode implementar medidas estruturais que reduzem sua ocorrência na raiz, em vez de apenas remediar suas consequências.

Jogada 8: Invista em Rituais, Não Apenas em Campanhas

Campanhas de matrícula são importantes, mas são eventos pontuais. Escolas que prosperam no “jogo infinito” baseiam sua cultura em rituais contínuos, não apenas em picos de esforço sazonais. Rituais são práticas estabelecidas que mantêm a equipe alinhada, as famílias engajadas e a gestão informada durante todo o ano.

Isso pode incluir reuniões semanais com a equipe para revisar os indicadores do funil, encontros mensais para analisar o feedback das famílias, ou cafés da manhã periódicos com pais e mães para uma escuta ativa informal. Esses rituais criam um ritmo de melhoria contínua e garantem que a busca pela excelência não seja um projeto com data para acabar, mas sim a forma como a escola opera todos os dias.

Conclusão: Mudando o Jogador para Mudar o Jogo

A provocação de Lucas Faleiros é um chamado à ação para os líderes educacionais. Continuar jogando o mesmo jogo reativo, ano após ano, levará aos mesmos resultados de desgaste e crescimento limitado. A verdadeira transformação na gestão escolar acontece quando o gestor decide mudar sua própria atitude, saindo do papel de peão reativo para o de jogador estrategista.

“Crescimento de verdade é consequência de uma escola coerente, que entrega valor real, tem visão estratégica e se conecta com o que mais importa: o propósito de educar dia após dia”, finaliza Faleiros. A mensagem é clara: é possível construir uma escola saudável, relevante e longeva, mas para isso é preciso ter a coragem de virar o tabuleiro e começar a jogar um novo jogo, um jogo infinito, onde o prêmio não é apenas sobreviver a mais um ano, mas construir um legado duradouro.

Sua escola está presa no ciclo vicioso do calendário escolar? Descubra como as soluções de gestão e inteligência de dados do isaac podem ajudar você a se tornar um jogador estrategista e garantir o crescimento perene da sua instituição.